Mitkä ovat PDF-asiakirjojen etuja ja haittoja? Milloin minun pitäisi käyttää PDF-asiakirjoja

2023-11-10

PDF-asiakirja on yksi yleisesti käytetty toimistotiedostomuodo, tämä sähköinen asiakirjamuoto on erittäin suosittu. Käytetään usein tiedostonsiirtoon. Tiedätkö PDF-tiedostojen erityiset edut ja haitat? Jos ette tiedä, voitte oppia yhdessä.

PDF-asiakirjojen edut:

1. Vahva alusta: PDF-tiedostoja voidaan avata ja katsoa missä tahansa käyttöjärjestelmässä ja missä tahansa laitteessa, mukaan lukien tietokoneet, älypuhelimet ja tabletit. Tämä johtuu siitä, että PDF-tiedoston muoto on sama, ja tiedoston muoto ja sisältö eivät vaikuta eri käyttöjärjestelmät tai ohjelmistot.

2. Tiedoston eheys: PDF-tiedostot voidaan salata ja allekirjoittaa varmistaakseen tiedoston turvallisuuden ja eheyden. Lisäksi PDF-tiedostoja voidaan asettaa vain lukemaan estämään muita muuttamasta tiedostoa.

3. Tiedoston pakkaus: PDF-tiedostoja voidaan puristaa, joten voit tallentaa varastotilaa ja lataa aikaa. Puristettu PDF-tiedoston laatu ei vaikuta, koska tiedostomuoto pysyy samana.

4. Hyvä tyyppiset vaikutus: PDF-tiedostot säilyttävät alkuperäisen asiakirjan kirjoitusvaikutuksen, mukaan lukien fontit, värit, kuvia ja asettelu. Siksi PDF-tiedostot sopivat paremmin tulostukseen ja julkaisemiseen.

PDF-asiakirjojen haitat:

1. Vaikea muokata: PDF-tiedostoja ei ole yhtä helppo muokata ja muokata kuin Microsoft Word tai muu tekstin muokkaus ohjelmisto. Jos sinun täytyy muokata PDF-tiedostoja, sinun täytyy käyttää ammatillista PDF-muokkausohjelmistoa, tai muuntaa PDF-asiakirjoja muihin muokkausmuotoihin.

Ei sovellu tekstin käsittelyyn: Teksti PDF-tiedostoissa ei ole yhtä helppo käsitellä kuin Word tai muu tekstin muokkausohjelmisto. Jos sinun täytyy kopioida, liittää tai hakea tekstiä PDF:ssä, saatat joutua muuntamaan se käyttämällä OCR-tekniikkaa.

Ei sovellu kaikentyyppisiin asiakirjoihin: Vaikka PDF-tiedostot sopivat tulostukseen ja julkaisemiseen, ne eivät sovellu kaikentyyppisiin asiakirjoihin. Esimerkiksi monimutkaisia kaavioita ja kaavioita sisältävät asiakirjat eivät välttämättä näytä hyvin PDF:ssä.

Yhteenvetona PDF-asiakirjoilla on edut, joilla on vahva alusta, tietojen eheys, tiedoston pakkaus ja kirjoitus, mutta on myös puutteita, kuten muokkausvaikeuksia, jotka eivät sovellu tekstin käsittelyyn eivätkä sovellu kaiken tyyppisiin asiakirjoihin.